Работать с самозанятыми

Почему сотрудничество с самозанятыми выгодно

Все дело в налогах. Заключая договор гражданско-правового характера (ГПХ) с обычным физлицом, предприниматель удерживает с каждой выплаты 13% НДФЛ и платит страховые взносы по ставке 27,1%. При работе с самозанятыми таких обязанностей у заказчика, как правило, нет (исключение — взносы за травматизм, если они предусмотрены договором), а ставка налога для исполнителя составляет 6%.

Например, если в договоре указана сумма 100 тыс. руб. и исполнитель — обычное физическое лицо, то заказчик удерживает с его вознаграждения 13 тыс. руб. НДФЛ и платит 87 тыс. руб. Еще 27,1 тыс. руб. он платит в качестве страховых взносов.

Если с самозанятым заключен договор ГПХ, то заказчик перечисляет исполнителю все 100 тыс. руб., и никаких дополнительных расходов нет. Самозанятый сам платит налог по ставке 6%, получая в итоге 94 тыс. руб.

На что нужно обратить внимание

Проверить статус исполнителя

Про штрафы в Налоговом кодексе

В первую очередь нужно убедиться, что вы работаете с самозанятым. Если вдруг окажется, что исполнитель — обычное физлицо, вы будете обязаны удержать за него НДФЛ и заплатить страховые взносы, штраф в размере 20% от недоимки и пени за просрочку.

Есть два способа проверить статус:

1. Попросить у исполнителя справку о постановке на учет с текущей датой из ФНС.

Проверка статуса самозанятого на сайте ФНС

2. Самому проверить статус самозанятого по его ИНН на сайте ФНС.

Еще нельзя заключать договор как с самозанятым со своим штатным сотрудником и бывшим сотрудником в течение двух лет после увольнения.

Составить договор

Составлять договор ГПХ надо так, чтобы его нельзя было переквалифицировать в трудовой, иначе Трудовая инспекция или налоговая могут доказать в суде, что между исполнителем и заказчиком имели место трудовые отношения. Тогда налоговики начислят НДФЛ, страховые взносы, штрафы и пени.

В договор с самозанятым НЕ нужно включать следующие положения:

1. Обязанность исполнителя соблюдать определенный график и подчиняться правилам внутреннего распорядка.

2. Должность*.

3. Обязанность заказчика организовать рабочее место, предоставлять оборудование, материалы.

4. Право исполнителя на выходные дни, отпуск, оплату больничных и другие социальные гарантии.

* Вы покупаете у человека не его время, а результат/конкретную услугу. Поэтому вместо должности максимально подробно опишите предмет договора и результат, который вам нужен.

Перечисленные правила надо соблюдать при заключении любого договора ГПХ, но при работе с самозанятыми нужно включить еще ряд условий:

1. Упоминание о том, что исполнитель является «плательщиком налога на профессиональный доход (НПД)». «Самозанятыми» плательщиков НПД называют в обиходе, а в договор лучше включить термин, прописанный в законе.

2. Обязанность исполнителя немедленно сообщить заказчику об утрате статуса самозанятого.

3. Обязанность исполнителя сразу после получения оплаты передать или выслать заказчику чек.

Как провести выплату и оформить подтверждающие документы

Для безопасности лучше всего проверять статус самозанятого перед каждой выплатой, потому что налоговики могут в любой момент снять плательщика НПД с учета. Причиной может быть, например, превышение лимита годового дохода в 2,4 млн руб. или наем самозанятым штатного сотрудника. Плательщик НПД может и добровольно отказаться от своего статуса.

Проверить исполнителя перед оплатой можно теми же способами, как и перед заключением договора: попросить у него актуальную справку или воспользоваться сервисом ФНС.

После оплаты нужно получить у исполнителя чек. При расчетах наличными и с помощью электронных денег исполнитель должен выдать его сразу после оплаты. При безналичных переводах на карту оформление чека можно отложить до 9 числа следующего месяца.

Чек нужно обязательно проверить: сумма, назначение платежа, а также ИНН заказчика и исполнителя должны соответствовать условиям договора.

Письмо ФНС РФ от 30.10.2020 № АБ-4-20/17902@

Кроме того, на каждую выполненную услугу нужно составить акт. По мнению налоговиков, при сотрудничестве с самозанятыми одного чека для подтверждения расходов бизнесмена недостаточно.

Чтобы избежать ошибок при оформлении, чаще всего акты от имени самозанятых составляют сами заказчики, а исполнители только проверяют и подписывают их.

Модульбанк для тех, кто работает с самозанятыми

Рассказывает директор по развитию Сергей Илькевич:

Модульбанк запустил новый сервис для тех, кто работает с самозанятыми, — МодульПрактик. Он проверяет надежность исполнителей, автоматически отправляет заказчику чеки и защищает от штрафов.

Чтобы начать пользоваться сервисом, нужно интегрировать свою систему, где происходит учет договоров и расчеты с самозанятыми, по API с сервисом банка.

Процесс оплаты выглядит так:

1) Вы отправляете деньги самозанятому после того, как он выполнил работу.

2) Банк проверяет, что все чисто: самозанятый не снят с учета, не превысил лимит в 2,4 млн и платит налоги. Если оказывается, что исполнитель не самозанятый, а простое физлицо, он регистрируется в налоговой через приложение ФНС «Мой налог» или сервис банка.

3) Если исполнитель прошел проверку и зарегистрирован, банк проводит оплату и отправляет вам чек. Если нет — оплата не проходит.

Через сервис можно проводить оплаты моментально, то есть сразу по реквизитам на карту исполнителя. В таком случае исполнитель видит деньги на счете спустя три минуты после отправки средств.

Через сервис можно проводить оплаты моментально и массово, то есть сразу многим людям на реквизиты их банковских карт. Это может пригодится компаниям, которые много и часто работают с самозанятыми и хотят сократить операционные расходы от «вбивания» данных исполнителей руками. Такой сервис будет полезен, например, таксопаркам и сервисам услуг (клининг, ремонт и т. д.).

Пример: клининговая компания «Залог здоровья» сотрудничает с самозанятыми клинерами, используя специальное приложение, где содержатся статусы заказов и данные исполнителей. Когда уборка закончена, заказчик это отмечает, и программа, получив информацию о завершении работы, моментально отправляет клинеру сумму с расчетного счета компании на карту. Это помогает экономить ресурсы и избегать ошибок, связанных с человеческим фактором.